Checkliste RV RZV

A)                Vorbereitung im Vorfeld der RV

 

 

Was

Bemerkung

Wer

Fakultativ

Erledigt

 

1

Raum Versammlung bestimmen und reservieren, für ca. 90 - 130 Personen

 

Verein, RZV

 

 

 

2

Vereinbarung Abrechnung Saalmiete und Konsumation

 

Verein, RZV

 

 

 

3

Finanzielle Unterstützung Fr. 400.-

 

RZV

 

 

 

4

Ort / Restaurant Nachtessen auswählen, Menuvorschläge an RZV Vorstand

 

Verein

 

 

 

5

Einladung Presse

 

Verein

X

 

 

6

Berichterstattung Theater-Zytig organisieren

 

Verantw. THZ

 

 

 

7

Anfragen Behörden zu Begrüssung / Ansprache ca. 10 Minuten

 

Verein

 

 

 

8

Anfrage Behörden Sponsoring Apéro

 

Verein

 

 

 

9

Lageplan mit Zufahrt/Parkplatz erstellen

 

Verein

 

 

 

10

Unterhaltung organisieren

 

Verein

X

 

 

11

Grober Zeitraster und Ablauf festlegen

DV dauert ca. 1 ½ Stunden

Siehe F)

 

RZV, Verein

 

 

 

12

Aufbau der Einladung und Anmeldung absprechen

Siehe G)

RZV, Verein

 

 

 

13

Einladung, Traktandenliste an Mitglieder

 

RZV Sekr.

 

 

 

14

An- und Abmeldungen verwalten

 

Verein

 

 

 

15

Quittungen vorbereiten

 

Verein

 

 

 

16

Anmeldeliste Personen, Anzahl an Präsident, Sekretär und Kassier senden

 

Verein

 

 

 

17

Menuwahl bestätigen an Restaurant

3-4 Tg vorher

Verein

 

 

 

18

Nennung der VIP an Präsident RZV

 

Verein

 

 

 

19

Menu Anzahl Personen bestellen beim Restaurant, wenn Anzahl bekannt (+/- 5).

 

Verein

 

 

 

20

Nennung Anzahl Helfer (max. 6) und VIP für Nachtessen

Diese werden vom RZV bezahlt.

Verein

 

 

 

21

Wer schreibt das RV Protokoll

 

RZV

 

 

 

22

Abklären Kassenrevision

 

RZV Kassier

 

 

 

23

Geschenke für Verdankungen

 

RZV Präsi

 

 

 

24

Traktandenlisten auflegen ca. 20 Stk.

 

RZV Sekr.

 

 

 

25

Folie mit Hinweis, Handys auszuschalten

 

RZV Präsi

 

 

 

26

Stimmkarten

 

RZV Kassier

 

 

 

 


B)                Infrastruktur / Verkehr

 

 

Was

Bemerkung

Wer

Fakultativ

Erledigt

 

1

Beamer stellt der RZV selbst

Leinwand, am besten Querformat

Lichtverhält­nisse klären.

RZV

Verein

 

 

 

2

Tagungsbüro Raum einrichten,
allenfalls beschriften

 

RZV Kassier

 

 

 

3

5 Tische Eingang/Ausgang für

·                     Tagungsbüro

·                     Prospektmaterial Kurswesen

 

Verein

 

 

 

4

Tische und/oder Bestuhlung für ca. 90 -130 Personen

 

Verein

 

 

 

5

4 Vorstandstische am Nachmittag

Frontal zu den Mitglieder-Tischen

 

Verein

 

 

 

6

Namen am Vorstandstisch anschreiben

 

RZV

 

 

 

7

Getränke und Kasse Gäste

 

Verein

X

 

 

8

Getränke Vorstand gegen Rechnung

 

Verein

 

 

 

9

Dekoration

 

Verein

X

 

 

10

Präsentation des Vereines im Raum

 

Verein

X

 

 

11

Beschriftung und/oder Einweisung Parkplätze

 

Verein

X

 

 

 

 

 


C)                Am Tag der Regionalversammlung - Empfang

 

 

Was

Bemerkung

Wer

Fakultativ

Erledigt

 

1

Begrüssung der Gäste / VIP

 

Verein RZV

 

 

 

2

Gäste und VIP mit Getränken versorgen

 

Verein

 

 

 

3

Gastredner (Politik usw.) begrüssen

 

Verein  RZV

 

 

 

4

Presse

 

Verein

 

 

 

5

Besetzung der „Messestände“, Chargen

 

RZV

 

 

 

6

Besetzung Tagungsbüro, Tageskasse

 

RZV, Verein

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

D)                Am Tag der Regionalversammlung - Durchführung

 

 

Was

Bemerkung

Wer

Fakultativ

Erledigt

 

1

Jahresversammlung abhalten, leiten

 

Präsi

 

 

 

2

Bestimmen der Stimmenzähler

 

RZV

 

 

 

3

Berechnung Absolutes Mehr

 

RZV

 

 

 

4

Eröffnung

 

Verein

 

 

 

5

Ansprachen ankünden

 

Verein

 

 

 

6

RV gemäss Traktanden

 

Präsi

 

 

 

7

finanzieller Dank an Verein

Betrag

Kassierin

 

 

 

8

Einladung zum Apéro

 

Verein

 

 

 

9

Einladung zum Nachtessen

 

Verein

 

 

 

10

Moderation Unterhaltung

 

Verein

 

 

 

E)                Ende der Veranstaltung

 

 

Was

Bemerkung

Wer

Fakultativ

Erledigt

 

1

RZV Material einpacken

 

RZV

 

 

 

2

Saal räumen / reinigen

 

Verein

 

 

 

3

Verkehrshinweise entfernen

 

Verein

 

 

 

4

Dankesbrief an Verein, Behörden, Apéro Sponsor

 

Präsi

 

 

 

 

Details zur Regionalversammlung

F)                 Zeitraster (Muster)

15:00 – 16:00

Vorbereitung Tagung vor Ort

Installation Projektor / Beamer, Tischbeschriftung etc.

15:00 – 15:30

Einrichten Tagungsbüro

Einrichten Prospektmaterial Kurswesen und andere Chargen

15:30 – 16:30

Besetzung der Infostände

15:30 – 16:30

Besetzung Tagungsbüro

16:30 – 18:00

Durchführung der RV

18:00 – 19:00

Apéro  (inkl. Verschiebung hin und zurück)

19:00 – 21:00

Nachtessen

21:00 – 22:00

Unterhaltung

22:00 – 24:00

Dessert, Kafi,

Gemeinsames Beisammensitzen

24:00

Ende

G)               Einladung und Anmeldung

 

Einladung

Faltblatt A4 mit separatem Anmeldeformular, ab 2007 auch auf www.rzv.ch möglich

 

Seite 1:           Einladung / Koordinaten wer, wann, wo

und „Info-Special“

Seite 2:           Traktandenliste,

Hinweis auf Anträge der Mitglieder bis: _____________

Seite 3:           Angebot / Programm

                        Angaben: ___________________________________

Seite 4:           Seite für den Verein, Lageplan

 

Anmeldekarte: (keine Email Adresse publizieren!)

Anschrift

Anmeldung RV

Anmeldung (Nachtessen inkl. RV Fr. 30.-)

Abmeldung

Rücksendung an Verein bis: __________________

 

Beilage

Anträge

Logo Verein organisieren (elektronisch)